L’ESSENTIEL DE L’ÉCONOMIE NUMÉRIQUERégion Alsace

Explorez le réseau des CCI

Matériel

Définition des besoins
Dans l'entreprise
En mobilité

Définition des besoins

pc1.jpg

 

Avant d’investir dans le matériel informatique, il faut bien définir vos besoins. N’oubliez pas que l’achat du matériel informatique est une étape très importante, qu’il ne faut pas négliger.

 

Un certain nombre de questions peuvent se poser avant toute acquisition. Bien entendu, en fonction de la taille de l’entreprise et de son organisation, cette liste sera plus ou moins complète :

 

 

  •  quels sont les besoins de votre entreprise, combien de postes, pour quel usage et quel service (production, gestion du personnel, etc.)
  • quelles sont les caractéristiques principales de votre entreprise : forme juridique, environnement,  clients/fournisseurs, …
  • quelles sont vos activités principales
  • nombre de collaborateurs dans la structure
  • nombre de sites accueillant des collaborateurs
  • nombre de collaborateurs mobiles/nomades, télétravailleurs
  • les différents sites sont-ils interconnectés
  • nature de l'interconnexion (fibre, autre)
  •  accès mobiles au système d'information, via 3G par exemple
  • type d'accès Internet (fibre, DSL, câble, …)
  • nombre de salles serveur/machine
  • nombre de serveurs (machines physiques)
  • nombre de postes de travail type PC fixe
  • nombre de PC portables
  • nombre de tablettes (Ipad, Androïd, Microsoft)
  • nombre de smartphones connectés au système (messagerie, agenda, contacts)
  • présence d'imprimantes réseau
  • imprimantes réseau multifonction (scanner) nombre d'imprimantes personnelles
  •  ...

 

Après avoir répondu à ces questions, vous pouvez approcher un prestataire pour vous accompagner. N’hésitez à mettre plusieurs entreprises en concurrence.

 

Une tablette, un ordinateur, fixe ou portable ?

 

Si vous employez beaucoup de commerciaux, il faut plutôt investir dans du matériel nomade, de type tablette ou ordinateur portable. A l’inverse, si vous employez uniquement des salariés sédentaires, l’ordinateur fixe peut être suffisant.

Pour acquérir du matériel informatique, vous avez le choix entre l’achat ou la location, de type crédit bail, par exemple.

 

 

 

 

Dans l'entreprise

 

equiperL’entreprise d’aujourd’hui ne peut se passer de matériel informatique connecté. A minima, elle doit s’équiper d’une connexion Internet, d’un ordinateur, d’une imprimante et d’une solution de stockage fiable des informations, si possible hors des locaux.

 

Si l’entreprise est importante en effectif, il peut être utile de créer un réseau local avec la mise en place d’un ou de plusieurs serveurs. Le serveur d’applications peut permettre d’économiser le nombre de licences d’applications. Le serveur de fichiers permet un stockage distinct du poste de travail.

 

En pratique, le serveur d’applications permet d’acheter N licences d’une application pour un nombre donné de collaborateurs.

 

Le serveur de fichiers vous permet de sécuriser vos données et  de les partager entre plusieurs personnes de l’entreprise

.

Certains matériels et services peuvent s'avérer intéressants ou indispensables selon vos activités

  • Selon le volume de documents édités, le choix d’un photocopieur-scanner-imprimante devra faire l’objet d’une attention particulière. Le prix à la page doit tenir compte du coût de l’appareil (ou de sa location), de l’entretien et l’encre. La possibilité de disposer d’un compteur, voire de cartes limitant les copies, est une possibilité de contrôle de l’usage.

  • Vidéo-projecteurs ou assimilés. Le vidéo-projecteur est devenu très accessible et les normes et standards sont bien ancrés. Il en existe des portables, voire certains modèles à LED qui tiennent dans la poche. Parallèlement, on voit se développer le tableau blanc interactif qui offre en plus la possibilité d’interagir sur le contenu projeté à l’écran et de le transmettre en fin de réunion à l’ensemble des intéressés.

  • Visio-conférence. Ce n’est plus une solution réservée aux très grandes entreprises fortunées Des solutions pour se réunir à distance en face à face ou à plusieurs émergent. Les avantages sont nombreux : gain de temps, d’espace et de trajets. Des solutions gratuites existent mais aussi d’autres payantes offrent plus de fluidité et de sécurité.

Cas pratiques

 

Qu'il s'agisse de présenter vos produits, votre stratégie ou toute autre information à plusieurs personnes, l’utilisation d’un grand écran est incontournable. Le vidéoprojecteur est la solution la moins onéreuse.

La visio-conférence permet à tout moment de s’entretenir avec un associé, un partenaire ou de rencontrer un futur employé sans avoir à trouver un lieu, sans se déplacer ou faire déplacer les intervenants, qu’il s’agisse d’une ou de plusieurs personnes. On peut ainsi ajouter la présentation visuelle des personnes, de documents ou d’objets par rapport à la simple communication téléphonique. Il existe des solutions gratuites pour peu que l’on dispose d’un ordinateur avec une caméra, d'un micro et d'une connexion (sans fil ou filaire) au réseau. Certaines solutions sont disponibles pour tablettes ou smartphones : Skype, Google Hangout, Cisco Jabber, ... Ces solutions faisant appel aux propriétés du web, on parle plutôt de webconférence. Pratiques pour le quotidien, ces visioconférences n’offrent cependant pas les meilleures conditions de sécurité. D’autres solutions utilisent une technologie faisant appel à un prestataire et  permettent des réunions plus riches, avec plus de personnes et plus sécurisées. L’installation d’un matériel plus lourd (micros et caméras) est alors nécessaire.

 

Points de vigilance

 

Sécurité des données : il faut faire en sorte qu’aucun intrus ne puisse avoir accès à vos données. Par ailleurs, l’existence de logiciels malveillants et autres virus ou “troyens” doit vous faire penser à un bon pare-feu et à un anti-virus efficace. Il ne faut pas lésiner sur ce poste car il en va de la sécurité et de l’intégrité de  vos données.

Stockage hors-locaux avec une solution d’enregistrement quotidien des données : en cas de sinistre, il est indispensable de pouvoir récupérer vos données les plus actuelles. Il faut absolument penser à bien dimensionner ce stockage. On parle de PCA et PRA.

Remarque: les clés USB ne sont pas des supports de stockage. Méfiez-vous de cette tendance car ce support n’est ni stable ni durable. De plus, une clé se perd facilement.

Pensez à mettre à jour et à faire vérifier votre matériel. Les contrats de maintenance sont adaptés à cet impératif.

Autre point stratégique : la protection contre les changements de tension électrique, voire les coupures. Le matériel informatique supporte mal ces changements et une solution de type onduleur (sorte de batterie qui maintient le courant quelques minutes) est préconisée.

 

En mobilité

Un progrès essentiel ces dernières années concernant le matériel numérique est la possibilité offerte aux usagers de tout pouvoir faire (ou presque) en mobilité (où que l’on soit). Le personnel itinérant peut écrire, consulter, imprimer, voir, montrer, échanger à distance de son bureau.

pc-main.jpgL'ordinateur portable

est actuellement le plus répandu des outils. Il offre capacité de stockage de données, rapidité d’exécution, capacité à se connecter aux réseaux et périphériques (imprimante, vidéo-projecteurs et autres appareils) inégalées. Le prix varie essentiellement en fonction de la capacité de stockage, la mémoire nécessaire au travail (mémoire vive), la capacité d’exécution de plusieurs tâches à la fois, le temps de travail possible sur l’énergie fournie par les batteries, la taille et le poids. Selon les besoins, il faut choisir le plus adapté.

La tablette numérique

s’est développée récemment et offre maintenant des possibilités proches d’un ordinateur portable avec cependant des limites en termes de logiciels, de mémoire de stockage et de connexion à des périphériques. C’est surtout en tant qu’appareil léger d’accès à des données web et à la messagerie qu’elle est préconisée. Elle nécessite dans ce cas un accès wifi ou 3G/4G (prévoir un abonnement et une carte SIM) pour être utile. Des périphériques tels que les claviers de taille réduite (connectés en bluetooth) rendent son utilisation plus confortable. Ainsi, la tablette peut aisément remplacer un ordinateur pour les fonctions de lecture, d’agenda, de présentation de produits ou de services. Par contre, pour les  fonctions avancées, elle reste en retrait.

Le smartphone

Le plus léger des appareils mobiles aujourd’hui (téléphone portable avec accès à des applications logicielles sur l’appareil ou en ligne). Il offre les mêmes services et a les mêmes limites qu’une  tablette avec la possibilité de se connecter facilement. Les limites supplémentaires sont essentiellement liées à la taille de l’écran. Il offre désormais un avantage supplémentaire : il peut servir de modem pour un ordinateur portable si on a pris l’option de transfert de données adéquates dans son abonnement.

En terme de stockage

Il existe des solutions mobiles qui vont de la simple clé USB (attention, peu de tablettes ont un port USB) au Cloud en passant par le disque dur externe. La clé USB doit être réservée à un stockage temporaire (transport). Elle a l’avantage de ne pas souffrir lors d’un transport un peu chaotique mais reste limitée en capacité et se perd facilement. Le disque dur externe a une plus grande capacité mais ne supporte pas les mouvements intempestifs surtout en cours de fonctionnement. Le Cloud (stockage en ligne sur un serveur mis à disposition) est une solution de plus en plus utilisée mais elle nécessite une connexion et l'assurance de la sécurité des données. Son principal avantage est de pouvoir stocker et retrouver ces données où que l’on soit, sans avoir besoin de transporter un support physique de stockage. De plus, ces fichiers peuvent être partagés.

Cloud Computing - IaaS (Infrastructure as a Service)

 

La location d’un environnement technique (serveur, espace de stockage et de sauvegarde, …) sous forme d’un abonnement à l’usage (on ne parle pas ici de location financière) présente de nombreux atouts parmi lesquels on peut citer :

  • Diminution des tâches techniques en interne (pas d’installation, de mises à jour, de maintenance, d’exploitation quotidienne, …). Le prestataire s’en occupe dans le cadre du contrat de location. Ainsi, les entreprises ne disposant pas de spécialistes maîtrisant les technologies nécessaires, s’affranchissent de cette difficulté pour se concentrer sur la gestion des applications soutenant l’activité de l’entreprise.

  • Réduction des coûts informatiques et de coût total de possession par rapport à un achat car :

    • une partie des frais sont mutualisés (salle informatique, réseaux, exploitation, maintenance et autres services connexes).

    • Il est possible de faire varier ou de résilier l’abonnement (nombre de serveurs, puissance de calcul, volume de stockage, …) en fonction des besoins. En cas d’achat de matériel, pas de remboursement possible si vous n’utilisez pas la totalité des équipements ou de leur puissance.

  • Engagement du prestataire sur les niveaux de services (disponibilité, support, …).

  • Comptabilisation du coût en charge d’exploitation et non en investissement.
    Rapidité de mise en œuvre : les solutions IaaS étant déjà préexistantes, le temps de configuration et de déploiement est plus faible. Il en est de même pour l’augmentation de capacité qui se fait de manière très rapide et généralement avec une coupure de service très limitée dans le temps.

  • Performance et continuité de service garanties : les centres informatiques dans  lesquels sont hébergés ces environnements techniques, sont conçus pour assurer une grande réactivité et pour prévoir toute augmentation de besoin en puissance de calcul (principe de l’équilibrage de charge et d’ajustement des capacités) et sont dotés de capacité redondante pour assurer la continuité de service en cas d’incidents majeurs.

Il en est de même pour les environnements de développement et de tests d’applications que l’on appelle dans le monde du Cloud Computing : PaaS (Platform as a Service).

Points de vigilance

La nature même des tablettes et smartphones en font des objets sensibles et faciles à dérober. Il convient de prendre toutes les précautions utiles pour protéger les données qui y sont stockées.

 

Ordinateur portable : le point de vigilance, outre ceux qui sont déjà évoqués pour les ordinateurs de manière générale, est le choix du type d’appareil nécessaire à sa propre activité. Le coût varie beaucoup d’une gamme à l’autre or, pour une utilisation essentiellement bureautique (traitement de texte, tableur, messagerie), le plus simple et le moins cher est peut être le meilleur choix.

 

Si les tablettes peuvent parfois remplacer un ordinateur portable il reste que beaucoup d’applications n’existent pas encore dans un format compatible. De plus, un clavier est souvent nécessaire pour une utilisation confortable. La tablette peut cependant être un outil de consultation et de démonstration léger.

N’oubliez pas de calculer dans vos prévisions d’équipement le coût logiciel. Si des solutions multi-postes pour entreprises existent il n’en reste pas moins un poste coûteux.

 

Tablettes et smartphones : veillez à a bonne compatibilité avec le SI