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Définition des besoins
Choix du logiciel

Définition des besoins

Avant d’investir dans un logiciel informatique, il faut bien définir vos besoins. N’oubliez pas que l’achat du logiciel, tout comme l’achat du matériel, sont les étapes importantes à ne pas négliger.

 

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Pour bien choisir le logiciel, il faut définir les besoins en se posant les questions :

        

  • quelle est l’activité de mon entreprise ?

  • pour quel usage ?

  • pour quel service : gestion du personnel, paie, usage commercial, .. ?

  • combien de postes sont à équiper : logiciel monoposte ou logiciel réseau ?

  • achat ou location du logiciel?

 

Une fois toutes ces questions posées dans le cahier des charges, cherchez un prestataire ou un fournisseur pour vous accompagner.

 

Si on définit bien le cahier des charges, la liste des logiciels choisis sera cohérente.

Choix du logiciel

logiciels.jpgPour équiper votre entreprise d’un logiciel, deux solutions s’offrent à vous : la location ou l'achat.

 

Location d'un logiciel

 

Aujourd’hui les applications des logiciels en ligne en mode Cloud (Software as a Service) se développent de plus un plus.   

 

Louer un logiciel à l’usage représente les mêmes  atouts que la location du matériel (voir lechapitre sur le matériel) :

  • Diminution des tâches techniques en interne

  • Réduction des coûts informatiques et du coût total de possession par rapport à un logiciel acheté

  • Engagement du prestataire sur les niveaux de services (disponibilité, support, …)

  • Comptabilisation du coût en charge d’exploitation et non pas en investissement

  • Rapidité de mise en œuvre : les solutions SaaS étant déjà préexistantes, le temps de configuration et de déploiement est plus faible

  • Performance et continuité de service

SaaS (Software as a Service) versus ASP (Application Service Provider)

 

D’un point de vue technologique, une solution en ASP (Application Service Provider) est une solution hébergée dans un environnement dédié à chaque client, quelle que soit son architecture technique et cela pour une utilisation distante. La facturation est fonction de l’environnement d’hébergement et non pas de l’usage périodique qu’en fait le client. Que l’environnement loué soit utilisé ou non, il est facturé en totalité.

 

Un logiciel en mode SaaS (Cloud Computing) est une solution

  • en mode multi-locataires permettant une mutualisation des moyens techniques et de certaines prestations (maintenance corrective et évolutive par exemple) qui fait diminuer les coûts de gestion sans pour autant nuire à la confidentialité et à la sécurité des données de chaque client et permet une personnalisation de l’environnement propre à chaque client,

  • facturée généralement mensuellement en fonction de l’usage fait par chaque client (locataire),

  • adoptant une logique d’interopérabilité avec d’autres applications pour faciliter son intégration dans le système d’information des entreprises.

Quel prestataire choisir ?

 

Il existe trois grandes catégories des prestataires sur le marché de logiciels :

 

 

  • Généralistes : proposent une large gamme de logiciels pour des différents besoins de l’entreprise, en passant par des fonctions principales telles que RH, gestion du personnel, production, etc.

  • Spécialistes : ce type de prestataire est spécialisé dans une fonction précise de l’entreprise. Ici vous trouvez des logiciels de type CRM.

  • FAI (Fournisseur d’accès Internet) et hébergeurs / infogéreurs : peuvent  eux aussi vous proposer la location de différents logiciels, selon vos besoins.

Achat d'un logiciel

 

Si certaines entreprises choisissent la location de logiciel, d’autres préfèrent l’achat. Les raisons en sont diverses : problèmes techniques en cas de coupure d’Internet d’où  l’impossibilité de connexion au réseau et d’accès aux applications en mode SaaS,  gestion des données stratégiques d’entreprise, qu’il s’agisse fichiers clients avec CRM ou d’automatisation des forces de vente avec SFA.

 

Quand vous achetez un pack contenant un logiciel gravé sur CD, vous n’achetez pas le logiciel proprement dit, mais son droit d’utilisation, c’est-à-dire la licence. Par conséquent, lors de l’installation du logiciel, le contrat de licence est à accepter au préalable. La licence, en fonction de son type, peut conférer des droit différents : possibilité de modification ou non du logiciel.

Logiciel propriétaire

 

Licence « read and wrap » : dans le cadre de cette licence, il n’y a pas de signature des Conditions Générales d’Utilisation (CGU), en effet, celles-ci  figurent  sur l’emballage du logiciel. Le fait de lire et ensuite déchirer l’emballage vaut l’acceptation des CGU de logiciel.

 

Licence « freeware » graticiel : généralement on peut l’utiliser gratuitement, après avoir accepté les conditions d’utilisation. L’auteur du logiciel ne demande pas de gratification.

 

Licence « shareware » : mise en circulation d’une version complète de logiciel qu’il est possible de tester pendant quelques jours, généralement 30 jours. Même si au départ elle est téléchargeable gratuitement, elle n’est pas gratuite pour autant. En effet, il existe un contrat moral entre l’éditeur et l’utilisateur. Une fois la période d’essai écoulée, il faut payer la licence si on souhaite utiliser le logiciel. Ici il s’agit de «  demos versions », ou versions de démonstration.

Logiciel libre (open source)

 

e type de logiciel, est distribué avec son  code source, ce qui permet à l’utilisateur de le modifier et de l’adapter en fonction de ses besoins. Attention : libre ne veut pas forcement dire gratuit !

Exemples de logiciels propriétaires : Word, Acrobat Reader

Exemple de logiciel libre : Open Office

Attention : logiciel libre n’est pas forcement gratuit, inversement, logiciel gratuit, n’est pas forcement libre !

Points de vigilance

 

Le logiciel est protégé par le droit d’auteur. Le code source et la documention sont les parties protégées du logiciel. Ce  n’est pas le cas du code exécutable.

Quand vous achetez un logiciel, vous n’avez pas le droit de le copier, sauf la copie de sauvegarde. Si la copie de sauvegarde est fournie lors de l’achat, vous n’avez pas le droit d’en faire une autre (CPI art. 122-5).

L’interdiction de faire une copie est valable aussi pour les membres de la famille ou les collègues.

Lorsque vous réalisez un fichier (photo, document, etc.) avec le logiciel acheté et le transférez à une personne qui ne dispose pas de logiciel pour l’ouvrir, il est interdit de lui transmettre une copie du logiciel.

 

Pour en savoir plus

 

Consultez le guide des recommandations édité par la CNIL concernant les points de vigilance pour la souscription d’une solution Cloud Computing :

http://www.cnil.fr/fileadmin/images/la_cnil/actualite/Recommandations_po...

 

Découvrez les critères de choix d’un logiciel en mode SaaS dans la fiche Cloud Computing