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Groupware

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Le groupware est un ensemble d’outils informatiques supports au travail collaboratif.  Il permet à plusieurs individus de collaborer en s’affranchissant des contraintes de temps et d’espace, c'est-à-dire pouvoir travailler à distance, en mode synchrone (temps réel) ou asynchrone (différé). L’outil collaboratif le plus connu est l’e-mail. Il existe de nos jours ne nombreux outils complémentaires permettant de rendre le travail collaboratif bien plus efficace.
Les outils collaboratifs doivent optimiser les flux d’information au sein des différentes communautés de l’entreprise, qu’elles soient hiérarchiques, métiers, géographiques ou associées à un projet.
 
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Les objectifs des outils collaboratifs sont multiples
  • Rendre plus rapide et plus efficace le partage et la circulation de l’information
  • Gérer plus efficacement les processus ou les projets
  • Améliorer les échanges avec les équipes et collègues, tous sites et zones géographiques confondus
  • Mieux structurer et contrôler l’accès à l’information
  • Améliorer l’efficacité en situation de mobilité
 
Utilité, usage
Des outils adaptés à chaque usage : l’e-mail n’est plus la réponse à tout !
Les outils de groupware « historiques » sont la messagerie (e-mail, agendas partagés) et le partage de fichiers bureautiques. L’usage de la messagerie pour partager des idées, des informations et des documents montre depuis plusieurs années ses limites : l’information n’est pas structurée ni hiérarchisée, les documents en pièce jointe sont doublonnés et sans gestion de versions, le suivi des tâches n’est pas facilité, etc.
Aujourd’hui, de nombreux nouveaux outils de travail collaboratif sont disponibles pour les professionnels, chacun adapté à des usages particuliers : espaces collaboratifs en ligne, messagerie instantanée et web conférence, réseaux sociaux d’entreprise (RSE), wikis, etc.
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Messagerie professionnelle (e-mail, agenda, tâches, contacts)
La messagerie professionnelle reste un des piliers du groupware. En plus de l’e-mail, les solutions de messagerie professionnelle intègrent des fonctionnalités d’agendas partagés, la gestion de contacts partagés et la gestion de tâches. La messagerie reste à ce jour un outil collaboratif incontournable. Elle est par ailleurs souvent le premier service rendu accessible sur terminaux mobiles (smartphones et tablettes).
Ex. de solutions : Microsoft Exchange et Outlook, IBM Lotus Domino, Google Apps for Business.
 
Espaces collaboratifs en ligne
Les espaces collaboratifs en ligne permettent le travail en mode projet de manière sécurisée entre collaborateurs disposant chacun d’un compte et de droits biens définis (consultation, contribution, administration). Il s’agit d’espaces de travail virtuels, permettant une collaboration asynchrone via des fonctionnalités de partage de documents, partage d’information structurée, wiki, blog, gestion de tâches, planning, etc.
Les espaces collaboratifs sont particulièrement adaptés au travail en mode projet et sont un parfait complément à la messagerie, notamment pour la gestion collaborative des documents et la structuration de l’information au travers de wiki.
Ex. de solutions : Microsoft SharePoint 2013, OpenText, Jalios JCMS.
 
Collaboration en temps réel, réunions virtuelles, web conférences
Les outils de collaboration en temps réel permettent de travailler à plusieurs de manière synchrone et d’organiser des réunions virtuelles avec des personnes distantes. Les principales fonctionnalités de ces outils sont : la gestion de la présence (en ligne / hors ligne), la messagerie instantanée (ou « chat ») et conversation de groupe, les réunions en ligne via web et visioconférences, le partage de tableau blanc, d'application et de documents, la téléphonie sur IP.
Ex. de solutions : Microsoft Lync, WebEx Meetings, Adobe Connect.
 
Réseau social d’entreprise (RSE)
Un réseau social d’entreprise (RSE) permet aux différentes communautés de l’entreprise (collaborateurs, partenaires, clients) de se mettre en relation et d’échanger des informations. Concrètement, chaque utilisateur enrichit son profil (pour mettre en valeur son expertise et ses domaines de compétences), rejoint des communautés en fonction de son métier / de ses centres d’intérêt et échange des informations.
Les fonctionnalités sont comparables à celles des réseaux sociaux « grand public » comme Facebook : gestion de son profil, publication de contenu, mur de suivi d'activité, qui permet d'avoir une vision consolidée de l'activité de son « écosystème » (collègues, communautés, thématique, etc.).
Les RSE sont particulièrement efficaces pour l’identification et la mise en relation d’experts et de compétences, ainsi que pour la veille, le partage d’information et la gestion des connaissances.
Ex. Yoolink, Yammer, Jamespot, BlueKiwi.
 
Portail Intranet, Extranet
Le portail Intranet joue le rôle de porte d’entrée fédérant l’accès aux différents outils : espaces collaboratifs,  outils de collaboration en temps réel, réseau social d’entreprise (RSE), applications métiers, contenus d’information de l’entreprise, etc. Il donne ainsi une vue de type « tableau de bord » avec par ex. des notifications sur les derniers documents publiés dans les espaces collaboratifs, les dernières informations partagées dans le RSE, les tâches à réaliser.
Le portail Intranet est personnalisé (les outils et contenus sont adaptés en fonction des droits et du métier de l’utilisateur) et si possible personnalisable, c'est-à-dire paramétrable par l’utilisateur.
Le portail est dit « Intranet » quand il ne concerne que les collaborateurs internes à l’organisation. Il est dit « extranet » quand il est ouvert aux partenaires externes à l’entreprise.
Ex? de solutions : Microsoft SharePoint 2013, Jalios JCMS, Liferay, ExoPlatform.
 
Conseils
Accompagner les utilisateurs, accompagner le changement, communiquer les bonnes pratiques.
La conduite du changement est essentielle pour favoriser l’adoption des nouveaux outils collaboratifs et développer les usages. Il s’agit avant tout d’expliquer « quels outils pour quels usages », partager les bonnes pratiques et encourager une dynamique de collaboration au sein de l’entreprise.
La formation technique ne vient que dans un second temps. En effet, ces outils sont de plus en plus intuitifs et simples d’utilisation. La prise en main est donc facilitée.
 
Prendre en compte les opportunités du « cloud »
La majorité des solutions collaboratives sont aujourd’hui disponibles « sur le cloud », c'est-à-dire hébergées et maintenues par des fournisseurs externes et que les consommateurs peuvent utiliser via Internet. Ex. solutions Microsoft avec Office 365, solutions Google Apps for Business et de la grande majorité des RSE come Yoolink, Yammer, etc.
Pour limiter les coûts d’investissement, réduire les délais de mise en œuvre et faciliter l’ouverture vers l’extérieur, l’utilisation de solutions en mode « cloud » plutôt que « on premise » (installation sur les serveurs de l’entreprise) peut être intéressante, en particulier pour les petites entreprises disposant de peu de ressources informatiques.
 
Penser mobilité
Avec le fort développement des terminaux mobiles (smartphones et tablettes) et leur adoption progressive dans le monde professionnel, la mobilité devient un enjeu majeur, ouvrant des perspectives nouvelles en termes d’organisation du travail, de souplesse et de productivité.
Il est ainsi recommandé de retenir des solutions collaboratives compatibles avec les terminaux mobiles. Il existe deux modes de compatibilité pour les mobiles.
  • Les versions web mobiles qui s’utilisent depuis le navigateur web et dont l’ergonomie a été optimisée pour écrans réduits et tactiles.
  • Les applications mobiles qui s’installent directement sur les smartphones et tablettes.
 
Points de vigilance
S’assurer de la cohérence et de l’interopérabilité des outils collaboratifs
Le système d’information de l’entreprise est souvent composé de plusieurs types d’outils collaboratifs complémentaires (messagerie, Intranet, espaces collaboratifs, RSE, ...).Vu le nombre important de fournisseurs pour chaque type d’outil, il est nécessaire de s’assurer de la cohérence des choix applicatifs retenus. Cela conditionne d’une part l’interopérabilité entre les solutions, mais également l’adoption par les utilisateurs qui doivent retrouver une cohérence entre les différentes solutions qui leur sont mises à disposition.
 
Cadrer les usages et définir des règles de gestion de l’information
La mise à disposition d’outils collaboratifs aux utilisateurs, sans avoir un minimum cadré les usages et défini des règles de gestion, peut rapidement conduire au chaos informationnel. Pour atteindre l’objectif de rendre plus efficace le partage et la circulation de l’information, il est nécessaire d’accompagner les utilisateurs, de cadrer les usages et de définir des règles de gestion de l’information.
 
Gérer la sécurité
Les outils collaboratifs facilitent le partage de l’information. Afin de ne pas mettre en péril la confidentialité de l’information, il est nécessaire de s’assurer de la sécurisation de ces outils. Il s’agit en particulier d’être vigilent à la gestion des comptes utilisateurs, à la gestion des droits mais également à la sécurité des accès distants par des collaborateurs de l’entreprise et des personnes externes à l’entreprise et à la sécurisation des terminaux mobiles.