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GED et archivage électronique

La gestion électronique de document (GED)  est un ensemble d’outils (logiciel et matériel) qui permettent de gérer le cycle de vie d’un document, qu’il soit en format papier ou numérique.
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On dénombre en général 4 étapes dans le cycle de vie d'un document
  1. Création
  2. Gestion
  3. Diffusion
  4. Conservation/archivage
+ une : l'échéance légale/administrative qui se confond généralement avec la conservation/archivage
 
Le processus de GED est composé de
  • Création du document : soit on intègre dans le système le document papier existant, que l'on numérise, soit on y intègre le document électronique
  • Classement du document : pour faciliter la gestion du document, ce dernier est indexé, selon des critères définis au préalable, cela peut être une date, la source du document ,auteur etc. Cela facilitera par la suite la recherche du document. A cette étape du cycle de vie, il faut penser que certains documents sont amenés à évoluer et donc à être mis à jour.
    Il faut donc définir des processus associés : droits d'accès pour les modifications, conservation et/ou révocation des versions antérieures.
Les outils de GED et de gestion de processus (Workflow) sont adaptés à cette étape du cycle de vie.
Grâce à des systèmes d’horodatage, ils permettent d’enregistrer et de conserver la trace des évolutions liées à l’usage de chaque document.
  • Stockage du document : afin d’assurer la conservation du document, une solution de stockage adaptée au besoin doit être mise en place. Avant de choisir le support, il est important de tenir compte de la fréquence d’accès au document, du nombre d'accès simultanés, de l'importance des données, leur durée de conservation, la conservation des versions antérieurs, etc.
  • Diffusion : mettre le document à la disposition des collaborateurs ou clients . Un document peut être diffusé : en mode "pull" (l'utilisateur accède au document par un formulaire, une procédure électronique) ou en mode "push" (l'utilisateur reçoit automatiquement certains documents dès leur création ou lorsqu'ils sont modifiés en fonction d'un processus défini en amont).
  • Réception souvent par mail ou directement dans un formulaire dans le cas d'un workflow.
3 axes qui amènent les entreprises à faire la GED
  • Sécurité du document : éviter le risque de mal classer et de perdre le temps en recherchant le document
  • Confidentialité : définir les droit d’accès à des documents, administrer les droits de détruire, de modifier ou de supprimer
  • Partage du document avec la sécurité de travailler sur la bonne version du document ; accessible en interne ainsi qu’en dehors de l’entreprise, en temps réel, où que l’on soit.
La mise en place de la GED permet de
  • Réduire la consommation de papier et d'espace de stockage
  • Etre plus réactif  lors de la réponse à un client, surtout en étant en dehors du bureau
  • Réduire les coûts
  • Améliorer l’accès à l’information et réduire le temps de recherche des dossiers
  • Sécuriser les document en les chiffrant. Ainsi on restreint l’accès aux documents aux seules personnes habilitées
  • Maîtriser les flux d’information entrante
  • Répondre aux contrainte légales en matiere d’archivage et d'exigence de processus de qualité
Aujourd’hui il est possible de faire la GED avec les imprimantes/scanner qui intègrent des logiciels spécifiques. Ces logiciels permettent, après avoir scanné le document, de le convertir en format Word ou Excel, ce qui est très pratique pour des listes des clients, tarifs etc.
La location de ces machines est possible. Le prix prix varie en fonction de différents critères. Compter environ  200 euros par mois.

 

Archivage électronique
L'archivage électronique est une étape de la GED. Il s'agit d'un ensemble d’actions qui consistent à classer et à conserver les documents sur un support sécurisé. L’archivage permet de rendre l’information accessible ultérieurement, soit à titre d’information, soit à titre de preuve.
 
La loi oblige les entreprises à conserver un certain nombre de documents
La durée de conservation varie selon le type de document, Ex. 10 ans pour des factures, 5 ans pour des bulletins de paie et registre unique du personnel.
Au delà de cette contrainte légale, les documents de l’entreprise sont aussi la mémoire de celle-ci et dont la durée de conservation est illimitée.
La notion de la durée de conservation est primordiale dans l’archivage. Il faut savoir la maîtriser. A défaut, les documents sont entassés et oubliés.
Le principe de précaution peut amener à conserver des documents bien au-delà de la durée légale de l’archivage.
 
Quand archiver le document ?
Pour les documents à valeur probante, on considère que le meilleur moment de procéder à l’archivage est juste après la signature de celui-ci. Ne pas attendre trop longtemps afin d’être sûr que le document sera pas altéré dans l'intervalle.
En cas d’archivage à titre de preuve de documents qui nécessitent un écrit pour être valables, il est important de respecter un certain nombre de contraintes. Parmi ces contraintes : l’intégrité du document et l’identité de son signataire. Afin que le document archivé ait une valeur juridique, il faut utiliser la signature électronique sécurisée. A défaut d'un procédé fiable permettant de garantir l’intégrité et l’identité, le document n’a aucune valeur devant le juge.
 
Pour assurer l’intégrité et la bonne traçabilité des documents archivés, il faut
  • Horodater le document : indiquer date et heure
  • Calculer l’empreinte
  • Apposer une signature électronique
  • Indexer afin de le retrouver facilement par la suite

 

Zoom archivage des contrats électroniques BtoC
L'article L134-2 du Code de la consommation (complété par décret du 16 février 2005) prévoit que les contrats électroniques dont le montant est égal ou supérieur à 120 euros, doivent être archivés pendant 10 ans.
 
Il ne faut pas confondre l’archivage avec le stockage et la sauvegarde
La finalité de ces 3 concepts est différente.
Le stockage : un ensemble d’actions qui constituent une première étape de traitement de l’information. Si celle-ci n’est pas stockée, on ne peut pas l’utiliser.
La sauvegarde : faire une copie des données afin de pouvoir restaurer le système en cas de problèmes.
 
On ne peut pas se lancer dans la GED sur un coup de tête. Bien réfléchir et élaborer une stratégie afin de réussir le projet GED. Parfois il est nécessaire de faire appel à un professionnel pour se faire accompagner.
 
Le coffre fort électronique est un espace de stockage sécurisé  qui permet
  • d'archiver des documents numériques ou numérisés de votre entreprise avec une valeur juridique forte
  • d'accéder en toute sécurité à ces archives où que vous soyez.
  • de partager vos documents avec vos collaborateurs clients et fournisseurs afin que ces derniers puissent accéder aux contrats, factures, bulletins de paie etc.