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Fichiers à déclarer

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Fichiers à déclarer

Le responsable de traitement doit procéder à la déclaration à la CNIL (sauf désignation d’un CIL). Il doit choisir parmi la déclaration simplifiée, déclaration normale, demande d’autorisation.

 

Pour procéder à la déclaration, il suffit de se rendre sur  www.cnil.fr/vos-obligations/declarer-a-la-cnil

 

La déclaration peut également être faite par voie postale

 

Liste non exhaustive de traitements courants de l’entreprise (source www.cnil.fr)

 

Dispense de déclaration

  • Gestion des rémunérations (paie, déclarations fiscales et sociales, tenue des registres obligatoires)

  • Gestion des fichiers fournisseurs

  • Fichiers de communication et information externes (valable également pour les sites Internet qui ne collectent pas de données personnelles)

  • Traitements mis en œuvre pas le Comité d'entreprise

 

Déclaration simplifiée

 

Fichiers clients et prospects : gestion des commandes, contrats, programmes de fidélité, livraisons, factures, comptabilité et gestion de comptes clients, enquêtes de satisfaction, SAV et gestion des réclamations, opérations de  prospection, cession, location ou échange de fichiers clients et fichiers prospects, organisation de jeux concours, gestion des demandes de droit d'accès, de rectification et d'opposition, etc.

 

Fichiers gestion du personnel : gestion administrative des personnels, annuaires informatiques, messagerie électronique, intranet, agendas professionnels, gestion des carrières, formation des personnels, etc.

 

Gestion de la téléphonie sur le lieu de travail : gestion de la dotation en matériel téléphonique et maintenance du parc téléphonique, gestion de l'annuaire téléphonique interne, gestion technique de la messagerie interne, remboursement des services de téléphonie utilisés à titre privé ou professionnel par les employés.

 

Contrôle d’accès sur le lieu de travail (sauf dispositif biométrique) : le contrôle des accès à l'entrée et dans les locaux limitativement identifiés de l'entreprise ou de l'administration faisant l'objet d'une restriction de circulation, gestion des horaires et des temps de présence, contrôle de l'accès au restaurant d'entreprise ou administratif, contrôle d'accès des visiteurs.

Mais aussi dispositif de géolocalisation des salariés, facturation de la téléphonie à la clientèle, ...

 

Demande d’autorisation

 

Concernant le traitement des données dites sensibles. C'est le cas notamment des données biométriques, fichiers d’infractions routières, location des véhicules, éthylotest anti-démarrage, dispositif d’alerte professionnel.

 

Déclaration normale

Pour tous les autres cas il faut effectuer une déclaration normale.

 

"Privacy policy" : données personnelles et site web

Si votre site diffuse et collecte les données personnelles il faut faire une déclaration simplifiéeà la CNIL (sauf designation d'un CIL) et préciser le numéro de la déclaration dans avec les autres mentions obligatoires d’un site Internet.

 

Par ailleurs, il est recommandé de créer une page dédiée à votre politique de traitement des données que vous pouvez appeler « politique de confidentialité », « données personnelles et vie privée ». Cette page permettra d’informer vos clients sur la façon dont vous gérez leurs données. Même si elle n’est pas obligatoire, cette page permet de renforcer la confiance de vos clients car aujourd’hui les internautes sont de plus en plus sensibles à l’usage que les professionnels font de leurs données, surtout par le biais du commerce électronique.

 

On observe que beaucoup de sites Internet insèrent la mention relative aux données personnelles dans les Conditions Générales de Vente (CGV), or "la politique de confidentialité" n’a pas de caractère contractuel, contrairement aux CGV . Pour cette raison, il est conseillé de créer une page spécifique pour votre "politique de confidentialité", bien visible, facile à lire et accessible tout au long de navigation sur votre site.