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Dématérialisation

Dématérialisation
Avec l’augmentation considérable des volumes d’information à traiter, certaines entreprises ont décidé d’opter pour la dématérialisation.
La dématérialisation comprend d’une part le transfert sur un support numérique de l’information présente sous un format traditionnel (Ex. papier) et d'autre part la gestion des flux numériques tels que la dématérialisation des échanges, des processus.
1. La numérisation, c’est-à-dire convertir, grâce à un scanner ou à une imprimante multifonction, un document papier en document électronique. Ainsi, ne pas confondre dématérialisation et numérisation qui concerne uniquement document papier.
2. La gestion de l’information nativement numérique, sans passer par les documents papier. Ex. la gestion des e-mails.
La notion d'original est fondamentale dans la dématérialisation. L'original d'un document sera toujours la première version du document, qu'il soit papier ou numérique. Ainsi, si vous numérisez l’original papier, ce papier reste le document original. En ce qui concerne le document à l’origine électronique, on dit que la notion d’original n’a pas de sens dans le monde du numérique.
 
Dématérialisation à valeur probante
La dématérialisation à valeur probante permet de garantir la même valeur juridique entre le document papier et le document électronique. En effet, depuis la loi 2000 « l’écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane ».  Pour garantir l’identité de la personne, mais aussi l’intégrité du document et sa traçabilité, il existe des procédés techniques, Ex. la signature électronique et l'horodatage. Par conséquent, pour que votre document dématérialisé ait une valeur juridique, il faut utiliser un de ces dispositifs.
Enjeux de la dématérialisation
  • Réduire  les coûts, notamment les coûts papier, consommables, postaux, coûts liés au stockage
  • Optimiser la traçabilité du document et être plus réactif pour le retrouver et donc optimiser les relations client
  • Participer au développement durable

 

Quelques domaines de dématérialisation
Marché public : possibilité de conclure le marché par voie électronique, grâce notamment à des plates-formes en ligne.
Bulletin de paie : depuis 2009,  le code du travail autorise l'employeur, avec l'accord du salarié concerné, à remettre le bulletin de paie sous forme électronique, dans des conditions de nature à garantir l'intégrité des données.
Facture : sous réserve de l'acceptation du destinataire, les factures peuvent  être transmises par voie électronique dès lors que l'authenticité de leur origine et l'intégrité de leur contenu sont garanties au moyen d'une signature électronique. Les factures ainsi transmises tiennent lieu de facture d'origine pour l'application de l'article 286 et du présent article. Les conditions d'émission de ces factures, de leur signature électronique et leurs modalités de stockage sont fixées par décret.
 
Facteurs-clés déterminants à prendre en compte pour un projet de dématérialisation
  • Evolution des obligations légales et réglementaires
  • Evolution, adaptation des processus internes à l'organisation directement liés à la dématérialisation et à la croissance des échanges électroniques
  • Nécessité d'accéder en temps réel à l'ensemble des informations pour gagner en performance dans l'organisation (cycle commercial, relation client, SAV, …)

 

Si vous souhaitez vous lancer dans la dématérialisation
  • Evitez la dématérialisation massive de tous vos documents
  • Identifiez les flux les plus critiques en terme de temps nécessaire à son traitement (recherche, classement), ainsi que son coût (mise en pli, impression)
  • N’improvisez pas la démarche : faites appel à un professionnel !